أسئلة وأجوبة مهمة في مقابلة مساعد إداري

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

فيما يلي أسئلة وأجوبة مقابلة المساعد الإداري. تحتاج الشركات في مختلف القطاعات إلى مساعدين إداريين لدعم فرقهم وإدارة المكتب. إن معرفة ما يمكن توقعه خلال مقابلة المساعد الإداري سيساعدك على إعداد إجاباتك ويجعلك تبرز كمرشح جيد.

ماذا يفعل المساعد الإداري؟

يساعد المساعدون الإداريون الموظفين الآخرين من خلال تنظيم الملفات وصياغة الرسائل وجدولة المواعيد ومساعدتهم. يستخدم المساعدون الإداريون أجهزة الكمبيوتر لإنشاء جداول البيانات، وإنشاء رسائل البريد الإلكتروني، والحفاظ على قواعد البيانات، وإعداد العروض التقديمية والتقارير والمنشورات.

يمكنهم أيضًا التفاوض مع البائعين، وشراء الإمدادات، وإدارة مخازن أو مكتبات الشركات، والحصول على المعلومات من مصادر مختلفة.

القديسين boondock المعنى

• الرد على الهاتف أثناء التحديق في جهاز الكمبيوتر الخاص بها هو مساعد إداري.
• تختلف مسؤوليات الوظيفة حسب الخبرة والمسمى الوظيفي والخبرة. قد تشمل واجبات المساعد الإداري ما يلي:
• تنظيم السجلات والرسائل باستخدام أنظمة الملفات الورقية والمحوسبة.
• يتم توجيه البريد الوارد والبريد الإلكتروني وتوزيعهما.
• الرد على الرسائل القياسية ورسائل البريد الإلكتروني.
• الرد على الرسائل الواردة وإرفاق الملفات.
• لضمان الدقة، تحقق من الإملاء وعلامات الترقيم.
• التأكد من تشغيل أجهزة الفاكس ومؤتمرات الفيديو وأنظمة الهاتف والمعدات المكتبية الأخرى.
• يمكن تنفيذ جداول البيانات ومعالجة النصوص وإدارة قواعد البيانات والتطبيقات الأخرى على أجهزة الكمبيوتر.
• ملء النماذج بما يتماشى مع سياسات الشركة.

نهج مقابلة STAR هو وسيلة للإجابة على الأسئلة في المقابلة.

الموقف والمهمة والعمل والنتيجة (STAR). يعد نهج مقابلة STAR طريقة لمعالجة أسئلة المقابلة السلوكية بإيجاز ووضوح، مع أمثلة من الحياة الواقعية لدعم إجابتك. عند الإجابة على سؤال في المقابلة باستخدام هذه الإستراتيجية، يجب عليك أن تصف بوضوح الظروف المحددة التي واجهتها والتي لها صلة بسؤال القائم بالمقابلة، ووصف مشاركتك في الحدث، وشرح الأنشطة التي قمت بها للتغلب على المشكلة ووصف النتيجة النهائية. تتيح لك هذه الإستراتيجية الرد على السؤال بمثال معين.

متعلق ب: ما الذي يجعلك فريدًا؟

أسئلة المقابلة للمساعدين الإداريين

فيما يلي بعض الأشياء التي يمكن أن تُسأل عنها أثناء مقابلة وظيفة مساعد إداري:

• ما هي في نظرك مهمة المساعد الإداري في المكتب؟
• ما هي الجوانب المفضلة لديك في العمل كمساعد إداري؟
• ما هي البرامج والمعدات المكتبية التي تعرف كيفية استخدامها؟
• كمساعد إداري، قم بوصف المشروع الذي أحببت العمل عليه.
• ما هي في رأيك أهم المواهب التي يجب أن يتمتع بها المساعد الإداري، ولماذا؟
• صف الوقت الذي كان فيه التقدير مطلوبًا في عملك كمساعد إداري وكيف تعاملت مع الظروف.
• ماذا ستفعل إذا تم تكليفك بمهمة ولكنك لم تحصل على جميع التعليمات اللازمة؟
• ما هو نوع أسلوب القيادة الذي تفضله؟
• ما هو برأيك الجانب الأصعب في وظيفة المساعد الإداري؟
• أخبرني عن لحظة كان عليك فيها إدارة مجموعة كبيرة من الأشخاص. هل تمكنت من النجاح؟
• هل يمكنك أن تشرح لي كيف تدير جدولة الاجتماعات عبر مشرفين متعددين؟
• أخبرني بالوقت الذي كان عليك فيه حل وإكمال مشروع صعب.
• كيف يبدو اليوم النموذجي للموظفين الإداريين؟
• ما هو الأسلوب الخاص بك للحفاظ على الجداول الزمنية؟
• هل يمكنك مساعدة المديرين في وضع خطط التطوير المهني؟

1. ما هي الوظيفة التي يقوم بها المساعد الإداري في المكتب من وجهة نظرك؟

يستخدم أصحاب العمل هذا السؤال لمعرفة مدى معرفتك بوظيفة مساعد إداري في مكان العمل وكيف ستتعامل مع التزامات وظيفتك. يمكن أن يساعد هذا السؤال صاحب العمل على فهم كيف ترى نفسك في التسلسل الهرمي لمكان العمل إذا كنت ترى نفسك كلاعب فريق وتقدر مسؤوليات المساعد الإداري . عند الإجابة على هذا السؤال، حاول التركيز على مسؤوليات المساعد الإداري الأكثر شيوعًا وسبب أهمية هذا المنصب للمكتب.

مثال

'أعتقد أن المساعد الإداري هو عنصر مهم في الفريق.' إنهم يساعدون الأفراد الذين يدعمونهم من خلال تقديم المعلومات المهمة حسب الحاجة والتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام بالإضافة إلى مواكبة الأنشطة اليومية مثل حفظ الجداول الزمنية وتنظيمها وإدارتها.

2. ما هي الجوانب المفضلة لديك في العمل كمساعد إداري؟

غالبًا ما يكون الأشخاص الذين يحبون ما يفعلونه في العمل أكثر إنتاجية وفعالية. يسمح هذا السؤال للقائم بالمقابلة بمعرفة المزيد حول ما تقدره في وظيفتك كمساعد إداري ومدى استمتاعك بعملك. عند الإجابة على هذا السؤال، فكر في شيء أو شيئين تحبهما أكثر من كونك مساعدًا إداريًا، وادعم إجابتك بوصف لتجربة حديثة في أداء أكثر ما تستمتع به.

مثال

'أكثر ما يعجبني في كوني مساعدًا إداريًا هو أن أكون قادرًا على مواكبة كل ما يجري في المكتب وأن أكون شخصًا حاسمًا يضمن أن كل شيء يعمل بشكل جيد.' في منصبي السابق كموظفة استقبال، على سبيل المثال، كنت دائمًا أحب مساعدة زملائي في التخطيط للأحداث والاجتماعات المهمة.

3. ما هي البرامج والمعدات المكتبية التي تعرف كيفية تشغيلها؟

تعد إجابتك على هذا السؤال أمرًا بالغ الأهمية لأنها تُعلم صاحب العمل بالبرامج والمعدات المكتبية التي استخدمتها من قبل وتزوده بالثقة بأنك ستتمكن من القيام بمسؤوليات عملك مباشرة مع الحد الأدنى من التدريب. حدد تطبيقات برامج الكمبيوتر والمعدات المكتبية التي استخدمتها في الماضي ووصف درجة راحتك معها أثناء الإجابة على هذا السؤال.

مثال

على سبيل المثال، 'أنا مستخدم خبير لمجموعة منتجات Microsoft Office'. لم أحضر فصل كمبيوتر في المدرسة ركز على هذه الأدوات فحسب، بل في منصبي السابق، كنت أستخدم Word وEvernote يوميًا وExcel وPowerPoint أسبوعيًا. كما أنني أشعر بالراحة عند استخدام مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية، مثل الكمبيوتر والماسح الضوئي والطابعة وجهاز الفاكس وآلات ختم البريد والهواتف متعددة الخطوط.'

4. قم بوصف المشروع بأنه مساعد إداري استمتعت بالعمل عليه.

سؤال آخر يمكن أن يطرحه القائم بالمقابلة لمعرفة أكثر ما تستمتع به في العمل كمساعد إداري هو هذا السؤال. ويساعدهم هذا السؤال أيضًا على فهم كيفية استخدامك لقدراتك للمساعدة في مبادرات مكان العمل. نظرًا لأنها تبدأ بـ 'وصف لحظة...'، فمن الأفضل تطبيق طريقة STAR للتعامل معها. بهذه الطريقة، ستتمكن من تحديد مشروع معين عملت عليه، وموقعك فيه، والأنشطة التي قمت بها، ونتيجة المشروع، وأكثر ما أعجبك فيه.

مثال

'في عملي كمساعد إداري لممارسة قانونية متوسطة الحجم، عملت في مشروع لإنشاء جدول زمني يومي يتم تنسيقه عندما يتحدث الفريق مع العملاء عبر البريد الإلكتروني.

شرحت للموظفين أنه يجب عليهم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها مرتين يوميًا على الأقل، في بداية نوبة عملهم ونهايتها. أنا أقدر القيام بذلك لأنني تمكنت من المساهمة في حل المشكلة. وهو الأمر الذي كان فريقنا وعملاؤنا يختبرونه.'

5. ما هي المواهب التي تعتقد أنها الأكثر أهمية لعمل المساعد الإداري، ولماذا؟

استخدم نهج STAR لمناقشة كيفية استخدامك لقدرات المساعد الإداري المهمة في الماضي وكيف ستستخدمها للمساهمة في هذه الشركة عند الإجابة على هذا السؤال. إجابتك سوف تساعد القائم بالمقابلة في تحديد أشياء كثيرة. بما في ذلك المواهب التي تشعر أنها الأكثر أهمية للمنصب، ولماذا هذه المهارات ضرورية، وكيف استخدمت تلك المهارات بفعالية في الماضي، وكيف ستستخدم نفس المهارات للمساهمة في نجاح فريقك.

مثال

'‎مساعد إداري الواجب أمر بالغ الأهمية لضمان عمل المكتب بشكل صحيح، على سبيل المثال. يجب أن يتمتع المساعد الإداري بقدرات رائعة على التواصل وإدارة الوقت والقدرات التنظيمية لضمان عمل المكتب بكفاءة في جميع الأوقات. كمساعد تنفيذي، كنت مسؤولاً عن تنظيم ومراقبة جداول أربعة مدراء تنفيذيين.

لقد حققت ذلك من خلال استخدام تطبيق جدولة مخصص لحجز المواعيد والاجتماعات بشكل مناسب لكل مسؤول تنفيذي ومن ثم إرسال تقاويمهم إليهم أسبوعيًا عبر البريد الإلكتروني وشخصيًا خلال اجتماعنا الصباحي. سمح هذا للمكتب بأكمله بالبقاء في الموعد المحدد. يمكنني جلب هذه المواهب المشابهة إلى شركتك للتأكد من أن كل شيء يسير بشكل صحيح.'

6. صف وقتًا اضطررت فيه إلى استخدام السلطة التقديرية في عملك كمساعد إداري وكيف تعاملت مع ذلك.

كثيرًا ما يتمكن المساعدون الإداريون من الوصول إلى معلومات حساسة حول مكان العمل وعملاء الشركة. يتيح هذا السؤال لصاحب العمل معرفة ما إذا كان بإمكانك التعامل مع المشكلات المعقدة أو الحساسة مع الحفاظ على السرية والسرية. عند الإجابة على هذا السؤال، استخدم طريقة ستار للعثور على ظرف محدد يكون فيه التقدير والسرية أمرًا حيويًا للموقف ووصف كيفية تعاملك معه.

مثال

'بصفتي مساعدًا للموارد البشرية، قمت بمساعدة مدير الموارد البشرية وتعلمت عن التخفيض المخطط لعدد الموظفين.' كان لدي الكثير من الأصدقاء الذين يعملون في الشركة، لكنني كنت أعلم أن الحفاظ على النظام والهدوء في المكتب يتطلب الحذر. على الرغم من أنني لم أكن أعرف من سيتم التخلي عنه، كنت أعرف أنه سيحدث ومتى. لقد كانت هذه لحظة مرهقة للجميع في قسمنا. لقد حافظت على سريتي وتمت مشاركة المعلومات مع بقية الموظفين عبر القنوات المناسبة في الوقت المناسب.

7. ماذا ستفعل إذا تم تكليفك بمهمة ولكنك لم تحصل على جميع التعليمات اللازمة؟

يسمح هذا السؤال للقائم بالمقابلة بمعرفة المزيد عن استراتيجيتك للتعامل مع الظروف الصعبة التي لا توجد فيها اتجاهات واضحة. سيرغب صاحب العمل في معرفة مهارات البحث التي تستخدمها لمعرفة كيفية تنفيذ شيء ما وما إذا كنت مرتاحًا لطلب التوضيح والمساعدة عند الضرورة. عند الإجابة على هذا السؤال، احرص على ذكر قدرتك على إجراء بحث مستقل حول الموضوع وطلب التوضيح عند الضرورة.

براعم بروكسل امرأة رائدة مع لحم الخنزير المقدد

مثال

'إذا تم تكليفي بمهمة ولم أحصل على توجيهات واضحة، فإن أول شيء سأفعله هو معرفة ما إذا كان بإمكاني العثور على المعلومات التي أحتاجها من خلال إجراء بحثي الخاص، مثل إجراء بحث Google.' إذا كنت لا أزال بحاجة إلى مزيد من المعلومات بعد إجراء التحقيق، فسأتصل بالشخص الذي كلفني بالعمل وأطلب التوضيح. قبل أن أبدأ العمل في المهمة، يجب أن أتأكد من أنني أفهم تمامًا ما يجب إنجازه والموعد النهائي للمهمة.'

8. هل لديك أسلوب الإدارة المفضل؟

يساعد هذا السؤال القائم بإجراء المقابلة في تحديد مستوى استقلاليتك في مكان العمل وتحديد ما إذا كان أسلوب إدارته متوافقًا مع تفضيلاتك الوظيفية. يجب أن يتمتع المساعدون الإداريون بالاكتفاء الذاتي بما يكفي للحفاظ على عمل المكتب بسلاسة مع الحد الأدنى من الإشراف، ولكن من المهم أيضًا أن تتفق تفضيلات عملهم مع أسلوب إدارة المشرف عليهم. من المهم أن تكون صادقًا بشأن تفضيلاتك أثناء الإجابة على هذا السؤال للتأكد من أن المنصب مناسب لك وللشركة.

مثال

'أفضل المشرف الذي يزودني بالمعرفة التي أحتاجها لإنجاز وظيفتي، ولديه توقعات واضحة ويثق بي لإكمال تلك المهام دون التدخل في التفاصيل.' لا أحتاج إلى شخص يتابعني بشكل متكرر للتأكد من أنني أبقى على المسار الصحيح ومنتجًا لأنني منظم وفعال في إدارة وقتي. أحب أيضًا التعليقات العرضية التي تخبرني بحالتي، وإذا أمكن، تطرح أفكارًا للتطوير.'

9. ما هو برأيك الجانب الأكثر تحديًا في وظيفة المساعد الإداري؟

هذا أسلوب مختلف للاستفسار عن عيوبك. إن الطريقة التي ترد بها على هذا السؤال تشير إلى الشخص الذي يجري معك المقابلة إذا كان بإمكانك تحديد وإنشاء مجالات معينة للتطوير. عند الإجابة على هذا السؤال، استخدم طريقة ستار لاختيار ظرف معين وجدت صعوبة في التغلب عليه ووصف كيف تغلبت عليه.

مثال

'في عملي السابق، أدركت أنه إذا لم أستخدم جدولًا زمنيًا واضحًا لإدارة وقتي، فإنني أحيانًا أجد صعوبة في تحديد أولويات المهام.' أجد صعوبة في وضع الأشياء جانبًا أو انتظار شخص ما حتى أنهي مهمة ما لأنني أريد إنجاز كل شيء على الفور. لقد تغلبت على ذلك من خلال وضع خطة جيدة التنظيم لنفسي تحدد أولويات مشاريع العمل وفقًا لمواعيد استحقاقها. لقد وجدت أن استخدام التقويم الإلكتروني لترتيب أيامي بدقة ساعدني على البقاء على المسار الصحيح وإنهاء عملي في الوقت المحدد.'

10. أخبرني عن لحظة كان عليك فيها إدارة مجموعة كبيرة من الأشخاص. هل تمكنت من النجاح؟

يسمح هذا السؤال للقائم بالمقابلة بتقييم قدرتك على تحديد أولويات العمل، والمهام المتعددة، والوفاء بالمواعيد النهائية، ومساعدة فريق كبير بشكل فعال. هذا السؤال مناسب للمتقدمين الذين لم يعملوا كمساعد إداري من قبل لأنه يسمح لك بمناقشة قدرتك على إنجاز المهام الأساسية للوظيفة مع تقديم دليل أيضًا من مشروع الفريق الذي عملت عليه. هذا السؤال، مثل الآخرين، يجب الإجابة عليه باستخدام طريقة ستار ، الأمر الذي يتطلب منك تقديم مثال ذي صلة بشكل خاص من تجاربك السابقة.

مثال

'أنا استثنائي في العمل مع فرق كبيرة ومساعدتهم بطريقة تساعدهم على تحقيق أهدافهم،' على سبيل المثال. لقد كنت جزءًا من فريق التشجيع في مدرستي الثانوية لمدة أربع سنوات، وخلال سنوات صغري وكباري، تم تعييني كقائد للفريق. كنت مسؤولاً عن تصميم الرقصات الروتينية، وتنظيم الممارسات والأحداث، والتأكد من حضور كل فرد في الفريق للجلسات والاستعداد للأحداث كقائد للفريق. تنافس فريقنا في بطولة الولاية خلال سنتي الأخيرة، وحصلنا على المركز الثاني.

كيف أستعد لمقابلة مساعد إداري؟

وإليك كيفية التحضير:

• بحث الشركة مقدما.
• قم بمراجعة الوصف الوظيفي.
• تدرب على استخدام مقابلة وهمية.
• تسليط الضوء على مهاراتك الناعمة الهامة والمهارات الصعبة.

ما هي المهارات الأكثر أهمية للمساعد الإداري؟

فيما يلي أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها جميع المساعدين الإداريين. سيستخدم مدير التوظيف أسئلة المقابلة لتحديد قدرتك على إدارة مهام متعددة في بيئة مكتبية. واسمح لإجاباتك بتحديد مدى ملاءمتك لدور المساعد الإداري.

• مهارات تنظيمية.
• مهارات التواصل.
• مهارات الحاسوب.
• مهارات إدارة المشاريع.
• مهارات إدارة الوقت.
• مهارات إدخال البيانات.
• مهارات خاصة مثل التفكير الإبداعي، والتعامل مع الهواتف متعددة الخطوط، وغيرها من المهارات الخاصة بالوظيفة.

كيف تجيب على سؤال 'لماذا يجب أن نوظفك' في منصب إداري؟

يرغب مديرو التوظيف في رؤية المتقدمين للوظائف يفهمون ما يجعلهم فريدين. استخدم تجارب وظيفتك الأخيرة لوصف ما يجعلك مميزًا. إدارة مشاريع متعددة، أو استكمال المبادرات الخاصة، أو التعامل مع ثقافة المكتب. تجاوز مسؤوليات الوظيفة الأولية.

أفضل مثال للإجابة:

أنا منظم للغاية، وأحب جعل الأمور تسير بشكل أكثر كفاءة، ولدي أكثر من عشر سنوات من الخبرة في هذا المجال. أواصل العمل في هذا المجال لأنني أستمتع به. كمساعد إداري، أعتبر عملي بمثابة ضمان أن المكتب بأكمله يعمل بشكل جيد، وتقع على عاتقي مسؤولية القيام بذلك.

كيف يجب أن يجيب المساعد الإداري 'أخبرني عن نفسك' في مقابلة العمل؟

يجب عليك شرح مؤهلاتك التعليمية وخبرتك العملية ومواهبك ردًا على عبارة 'أخبرني عن نفسك'.

على سبيل المثال، 'أنا خريج إدارة أعمال وعملت كمساعد إداري لمدة خمس سنوات.'