أهم المهارات الكتابية التي يجب أن تمتلكها (السيرة الذاتية أو خطاب التغطية)

Most Important Clerical Skills Have Resume 152866

ما هي المهارات الكتابية؟ قد تلاحظ أن بعض القدرات الكتابية مدرجة في التوصيف الوظيفي عند التقدم للوظائف. يجب أن يتمتع كل موظف في المكتب تقريبًا، بدءًا من المساعدين التنفيذيين وحتى المحاسبين، ببعض القدرات الكتابية.

ما هي المهارات الكتابية؟

تستلزم القدرات الكتابية إتقان الأنشطة اليومية والمساهمة في الكفاءة الإدارية. على الرغم من أن المهارات الكتابية غالبًا ما تكون معرفة إدارية أساسية ويسهل إتقانها، إلا أنها ضرورية للتشغيل الفعال للمكتب.

تحظى هذه المهارات بتقدير كبير من قبل مديري التوظيف، وفي بعض الحالات، قد تكون هناك حاجة إليها لوظائف محددة. يريد أصحاب العمل أن يعرفوا أن لديك فهمًا أساسيًا للعمل الإداري، وأن عرض هذه القدرات في سيرتك الذاتية يمكن أن يساعدك على التميز.

لماذا تعتبر المهارات الكتابية مهمة في مكان العمل؟

المهارات الكتابية هي القدرات التي تستخدمها للحفاظ على عمل المكتب بسلاسة وكفاءة. سيكونون مهتمين بالواجبات الإدارية التي تظهر في إعدادات المكتب، مثل جدولة الاجتماعات وفرز الملفات.

تعتبر المهارات الكتابية ضرورية لكل من يعمل في مكتب. حتى لو كنت أحد كبار المسؤولين التنفيذيين، ستحتاج إلى أن تكون قادرًا على تقديم الأوراق والتواصل مع زملاء العمل. هؤلاء مهارات تكون مفيدة بشكل خاص إذا كنت تخطط للعمل بصفة إدارية.

يتم استخدام المهارات المكتبية بشكل يومي من قبل المساعدين الإداريين وكتبة المكاتب والطابعين والمحفوظات وغيرهم من الموظفين الكتابيين. إذا كنت تبحث عن إحدى هذه الوظائف، فمن الجيد أن تقوم بتضمين خبرتك الكتابية في سيرتك الذاتية.

يقدّر أصحاب العمل المهارات الكتابية لأنها تجعل من المستحيل على أي مكتب أو قسم العمل بدونها. فكر في كيفية عمل المكتب إذا لم يتمكن المساعد من الرد على الهاتف. كيف يمكن أن يبدو تقويم اجتماع السكرتير؟ نيابة عن مدير المكتب، من سيقوم بإجراء الاتصالات؟

أنواع المهارات الكتابية

فيما يلي أمثلة على المهارات الكتابية في مكان العمل.

مهارات التواصل اللفظي

قدرات الاتصال على حد سواء لفظيا وكتابيا . من المفيد للغاية أن تتمتع بمهارات الاتصال الشفهية والكتابية عند العمل ضمن فريق إداري. في العمل المكتبي، تتعامل مع مجموعة متنوعة من الأفراد والظروف بشكل منتظم. من الضروري أن تكون قادرًا على التواصل بشكل صحيح مع زملاء العمل والرؤساء والعملاء.

تحتاج غالبية المهن إلى تواصل لفظي ممتاز. يعد التواصل الكتابي أمرًا بالغ الأهمية في الأدوار الإدارية. سيتم استخدام رسالة مكتوبة في العديد من لقاءاتك. يمكن لمهارات الاتصال الكتابية الواضحة والموجزة أن تساعدك على أن تصبح عضوًا وموظفًا أفضل في الفريق.

مهارات الحاسوب

كثيرًا ما يبحث أصحاب العمل الإداريون عن المرشحين ذوي القدرات الأساسية في مجال الكمبيوتر. قد يكون هذا أي شيء بدءًا من سرعة الكتابة وحتى معرفة إدخال البيانات. ومع ذلك، لا يمكن تأجيل هذا.

• تجربة مع برامج الدردشة المرئية.
• تجربة مع أدوات التعاون الجماعي.
• جداول بيانات إكسل.
• المعرفة بمعالجات النصوص (مثل Microsoft Office وGoogle Docs).
• برامج قواعد البيانات وحفظها.
• أدوات البريد الإلكتروني والتقويم.

انتبه للتفاصيل

قبل تسليم المشروع، يجب أن يكون الموظفون قادرين على رؤية أي أخطاء. يقدر المشرفون الاهتمام الدقيق بالتفاصيل وسيبحثون عنها في السيرة الذاتية. يمكن أن يساعدك الحفاظ على مستوى عالٍ من التفاصيل خلال كل مهمة في تقديم عمل عالي الجودة للمشرفين أو العملاء بشكل منتظم.

إذا كنت تبحث عن وظيفة كمساعد إداري أو تنفيذي، فقد تحتاج إلى التحقق مرة أخرى من عمل المشرفين بحثًا عن الأخطاء النحوية أو مشكلات الدقة.

مهارات تنظيمية

يولي جميع أصحاب العمل أهمية كبيرة للقدرات التنظيمية. يمكن أن تساعدك هذه القدرات في أن تكون منتجًا وفعالًا. يجب حفظ المستندات الرقمية والمادية وحفظها حتى تعرف مكانها في حالة احتياجك للوصول إليها بسرعة. يمكن للمشرفين أيضًا الاعتماد على القدرات التنظيمية لضمان الاحتفاظ بالمعلومات الخاصة في مكان آمن، مما يقلل من فرصة فقدانها أو سرقتها.

يمكن أن تساعد هذه القدرات أيضًا في تذكر المشاريع والواجبات والاجتماعات القادمة. يمكن للموظفين المنظمين العودة إلى المعرفة الحيوية لاحقًا عندما يحتاجون إليها من خلال تدوين الملاحظات أثناء العرض التقديمي أو درس العمل.

المهارات الرياضية

قد تحتاج إلى معرفة الرياضيات الأساسية وكيفية إدخال الأرقام حسب المهنة التي تبحث عنها. يعد Microsoft Excel خيارًا شائعًا للمؤسسات التي ترغب في جمع البيانات الرقمية وتنظيمها، وهو برنامج يجب أن تكون على دراية به إذا كنت تعمل في مجال مسك الدفاتر أو إعداد الميزانية أو المحاسبة.

في حين أنه من غير المرجح أن تتطلب منك الوظيفة المكتبية إجراء عمليات حسابية، إلا أن أصحاب العمل ما زالوا بحاجة إلى معرفة أنه يمكنك إجراء عمليات حسابية بسيطة بسرعة.

يعد التوفيق بين الكثير من الأرقام جزءًا شائعًا من الوظيفة الإدارية. يمكن أن تساعدك المهارات الحسابية البسيطة على استخدام جداول البيانات بشكل أكثر كفاءة والقيام بالأعمال اليومية بشكل أسرع.

التفكير النقدي

تحدث المشكلات في بيئة مكتبية، تمامًا كما يحدث في أي وظيفة أخرى. وهذا ليس له أي تأثير على قدرة الفريق على العمل معًا. إنه جزء طبيعي من الوجود.

ومن ناحية أخرى، فإن قدرتك على تحديد هذه الصعوبات والتعامل معها يمكن أن تعزز أداء عملك بشكل كبير. وتسمى هذه الموهبة بقدرات التفكير النقدي. يريد القائمون على التوظيف أفرادًا يتمتعون بمهارات تفكير نقدي ممتازة لأنهم يريدون موظفين يمكنهم التعامل بفعالية مع المواقف غير المتوقعة.

وفيما يلي بعض الأمثلة على قدرات التفكير النقدي:

• الاكتشاف المبكر للقضايا.
• تحديد خط العمل الأكثر فعالية.
• التواصل الممتاز.
• إنشاء استراتيجيات عمل شاملة.

إدارة الوقت

جدول الوظائف الإدارية النموذجي هو من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً. يتم تحديد نوعية الموظف الذي أنت عليه من خلال ما تفعله خلال هذه الساعات الثماني كل يوم.

في الوظيفة المكتبية، ستكون مسؤولاً عن مجموعة متنوعة من المهام على مدار اليوم. يمكنك تقسيم المشاريع الأكبر إلى مهام أكثر قابلية للإدارة إذا كنت تدير وقت عملك بفعالية. تتيح لك إدارة الوقت الالتزام بجدول إداري محموم مع الاستمرار في إكمال مهمتك في الوقت المحدد.

فيما يلي بعض الأمثلة على مهارات إدارة الوقت:

• خلق أهداف يمكن تحقيقها.
• حل المشاكل.
• وضع الاستراتيجية.
• قدرات تعدد المهام.
• الحفاظ على الروتين.
• تطوير الخطوط العريضة.
• الالتزام بالمواعيد النهائية.
• تقييم إنجازاتك.

المرونة

المرونة مفيدة في مجموعة متنوعة من القطاعات، ولكنها مهمة بشكل خاص عند التقدم لشغل وظائف إدارية. يشار إلى القدرة على التكيف مع التغيير أو المواقف غير المتوقعة بسلوك جيد بالمرونة.

وبدلاً من الانزعاج من العقبات، فإن الأفراد المرنين يستلهمون منها ويتوقون إلى التعلم. ويقدر أصحاب العمل هذه الجودة، خاصة في بيئة اليوم.

المهارات الكتابية الأخرى للنظر فيها

فيما يلي مهارات كتابية أخرى يجب مراعاتها عند كتابة رسالة تعريفية أو سيرة ذاتية أو أثناء إجراء المقابلة.

• قدرات خدمة العملاء.
• العمل الجماعي والتعاون.
• الاعتمادية .
• مهارات التعامل مع الآخرين .
• سرعة الطباعة.
• حل الصراع والإدارة.
• قدرات تعدد المهام.

كيفية تحسين مهاراتك الكتابية

فيما يلي كيفية تحسين مهاراتك الكتابية أثناء العمل في المكتب.

قبل أن تبدأ، قم بإجراء اختبار تدريبي

قبل أن تبدأ، خذ اختبار القدرة الكتابية لتحديد مدى استعدادك لهذه الأنواع من المهارات. يجب أن يشمل ذلك إدخال البيانات وسرعة/مهارات الكتابة ومهارات الكمبيوتر العامة.

ابحث عن مرشد

الموجهون ممتازة لصقل قدراتك في الوظائف الشائعة. يمكن للمرشد أن يقدم حلولاً ملموسة عندما لا تكون متأكدًا من كيفية التعامل مع شيء ما أو تعتقد أن هناك طريقة أكثر كفاءة أو فعالية لإنجاز شيء ما.

يراقب

انتبه لما يفعله شخص ما إذا لاحظت أنه يقوم بعمل كتابي بطريقة غير عادية. إذا كنت تريد درسًا كاملاً، فاسأل عما إذا كانوا مستعدين لتعليمك كيفية القيام بالأشياء.

خذ دروسا

لم يكن هناك وقت أفضل لأخذ دورة عبر الإنترنت. هناك فصول في كل شيء. لذلك مهما كانت المهارة الصعبة أو المهارات الناعمة تريد أن تتعلم، عليك أن تكون قادرا على العثور على واحد. على الرغم من أن الدورات المدفوعة قد توفر شهادات، إلا أن مجرد مشاهدة قناة جيدة على YouTube يمكن أن يساعدك على تحسين مهاراتك.

اطلب ردود الفعل

تقبل النقد البناء بأذرع مفتوحة والبحث عنها بقوة. استفسر عن كيفية تحسين آداب البريد الإلكتروني لديك، أو دقة الكتابة، أو نسخ المذكرات، أو أي شيء تريد تحسينه. ابحث عن طرق لتحسين الواجبات التي تقدرها مؤسستك أكثر من غيرها.

المهارات الكتابية في سيرتك الذاتية

لقد حان الوقت لإظهار قدراتك الكتابية بشكل صحيح في سيرتك الذاتية بمجرد تحديد المهارات الكتابية الأكثر ملاءمة لوظيفتك. طبيعة العمل والأداء.

عند التقدم لوظيفة إدارية تتطلب مواهب كتابية، قم بإدراجها في جزء المهارات من سيرتك الذاتية ورشها في قسم الخبرة المهنية ذي الصلة.

عند التعامل مع مهاراتك الكتابية الصلبة والناعمة، كن دقيقًا قدر الإمكان. اذكر أي تجربة لديك مع معالج نصوص معين. قم بتقديم تفاصيل إذا كنت حاصلاً على مؤهل في دورة تدريبية خاصة بالصناعة.

فكر في الوظيفة التي تتقدم لها وما الذي يبحثون عنه في المرشح. قم بتخصيص قدراتك ذات الصلة لتناسب هذه المتطلبات.

في قسم المهارات

مهارات تقنية: برامج SAP، مستندات جوجل، أنظمة الرواتب، ERP

المهارات الناعمة: الاهتمام بالتفاصيل، وإعداد الحسابات النقدية، وإعداد الفواتير، وحساب فواتير البائعين، ودفع الالتزامات، والاستخدام العام لبرنامج Microsoft Office

في خبرة العمل

طوق مدينة المحاسبين

مساعد إداري مايو 2021 - يوليو 2021

• استخدم Microsoft Office Suite لإنشاء تقارير شهرية وأسبوعية للمحاسبين العاملين لدينا.
• إنشاء تقارير شهرية عن الإنتاجية لموظفينا رفيعي المستوى.
• إنتاج ما يصل إلى 60 كلمة في الدقيقة من خلال برنامج Microsoft Word.
• القدرة على الحفاظ على نظافة المكتب والاستفادة من مهاراتي الصعبة لتلبية احتياجات مكان العمل.

المهارات الكتابية على خطاب الغلاف

عزيزتي السيدة ماسترسون

كان علي أن أتقدم بطلب بعد قراءة إعلان وظيفتك كمساعد إداري. مع أكثر من 4 سنوات من الخبرة في مساعدة المساحات المكتبية على العمل بشكل جيد، أنا واثق من أنني أستطيع المساهمة بشكل كبير في ING, INC.

لقد جعلت من مهمتي في عملي السابق كمساعد إداري في ING INC. تبسيط مسؤوليات الجميع مع ضمان حصول الجميع على الأدوات التي يحتاجونها. لقد قمت بقيادة مشروع لأتمتة جميع عمليات الأعمال الورقية لدينا بالكامل، مما وفر للشركة أكثر من 12000 دولار سنويًا من الرسوم من علاقات البائعين لدينا.

تشمل الإنجازات البارزة الأخرى لشركة ING Inc ما يلي:

إنشاء وصيانة جدول بيانات Excel الذي يراقب أهداف المبيعات والتسويق باستخدام الصيغة والتعبير العادي.

استخدم معرفة HTML الأساسية لتحديث موقع الويب الخاص بشركتنا، وكتابة صفحة 'حول' الخاصة بنا، ونشر كل وصف وظيفي لدور مفتوح.

بالإضافة إلى ذلك، استخدمت مهاراتي الأساسية في HTML لتحسين مهارات الكتابة لدى موظفينا، من خلال إنشاء لعبة. أدى هذا إلى زيادة إنتاجية كل وظيفة كتابية في المكتب. وبشكل عام، تم تحسين مخرجات جميع المهام الكتابية المنجزة.

أشكركم على الوقت الذي أمضيته للنظر في هذا المنصب. إذا كان لديك أي أسئلة واسمحوا لي أن أعرف.

بإخلاص،

بريان سميث